CCTV Data Processing Notice

This notice provides detailed information regarding the processing of personal data by BSTDB through its installed CCTV surveillance system.

Please review the following text carefully to ensure you are fully informed about the terms under which your personal data is processed:

1.    Data controller
The Bank (“Black Sea Trade and Development Bank”, 26th Oktovriou & 1 Limnou Street, 54627, Thessaloniki, Greece., tel: +30 2310290400, e-mail: info@bstdb.org) shall function as the “Data Controller” for these personal data. 

2.    Purpose of processing
The purpose of processing your personal data is to ensure the safety and security of individuals and property located on BSTDB’s premises, by supporting the preventive duties of BSTDB’s security personnel and by recording, preserving, and providing evidence or indications of potential wrongdoing to law enforcement authorities and any affected parties.

3.    Legal basis for data processing
The legal basis for the processing described in this notice is the legitimate interest of BSTDB, namely ensuring the safety and security of individuals and property located on its premises (including employees and visitors), as well as the protection of their assets and property 

4.    Analysis of the legitimate interest for processing through the CCTV Surveillance System
BSTDB’s legitimate interest lies in protecting its premises and assets from unlawful acts and in safeguarding the life, physical integrity, health, and property of employees and visitors lawfully present in the monitored areas. The system’s recording is limited to critical locations where there is an increased risk of illegal activity, while avoiding spaces where individuals’ privacy or personal data rights could be disproportionately affected.

5.    Personal data subject to processing 
Within the framework of the above purpose, the following categories of your personal data are subject to processing:
Image (video) data of persons within the CCTV system’s Point of View 

6.    Sources of personal data 
Image (video) data is obtained exclusively from the video surveillance (CCTV) system installed on BSTDB premises.

7.    Recipients
The recipients of the data are the duly authorized personnel of the Bank, who have received appropriate training on the secure processing of personal data. Access may also be granted to individuals or legal entities engaged by the Bank to perform specific tasks on its behalf, such as security service providers and system maintenance or technical support providers for the system. These partners act as data processors and are contractually bound to maintain confidentiality, follow the Bank’s instructions regarding data processing, and implement all necessary measures to ensure the protection of your personal data.

Where required, your data may also be disclosed to the competent judicial, prosecuting, or police authorities in the performance of their lawful duties. Additionally, your data may be disclosed to certified security and investigative professionals or consultants, as well as Lawyers/Law Firms, and bailiffs cooperating with the Bank, following an identified security incident.

The material collected through the CCTV surveillance system will not be disclosed to other third parties except in the following circumstances: a) when it contains information necessary for investigating a criminal offense involving persons or property of the controller, b) when the competent judicial, prosecuting, or police authorities lawfully request access in the exercise of their duties, and only after the legal conditions for such disclosure have been verified and c) when disclosure is expressly required or permitted by law, or when it serves legitimate and proportionate legal interests or the public interest.

8.    Data retention period
Data processed through the video surveillance system is retained for fifteen (15) days from the initial recording, after which it is automatically deleted. If we detect an incident during this period, we isolate part of the video and keep it for as long as necessary, in order to investigate the incident and initiate legal proceedings to defend our legitimate interests. If any data is ultimately used as evidence in a legal claim by the Bank, it will be kept until the relevant legal dispute is finalized and irrevocable decision of the Court or competent decision-making body is issued, or until the relevant legal Statute of Limitation expires.

9.    Security of your data
We confirm that we have implemented appropriate organizational and technical measures to protect your data from accidental or unlawful processing, that only specially authorized and properly trained personnel handle your personal data, and that these measures are regularly reviewed and updated as necessary in light of evolving needs and technological developments.

10.    Transfers outside the EEA
Your personal data is not transferred to countries outside the European Economic Area.

11.    Rights 
As a Data Subject, you have the following rights:

• Right of access to your personal data
• Right to erasure/right to be forgotten
• Right to restrict processing, 
• Right to object to the processing of your Data

Please note that your right to the erasure of your CCTV data will not be applicable to the extent that such erasure requests could hinder the establishment, exercise, or defence of legal claims of either BSTDB or its visitors/employees or other individuals affected by incidents within BSTDB’s premises.

12.    Contact
If you would like to receive further information about the processing of your personal data or exercise any of the above rights, you can contact us at the following email address: dpo@bstdb.org   with a description of your request and we will ensure that it is examined and responded to as soon as possible .

Requests relating to your image can also be submitted in person at the Bank’s address. In order for us to examine a request relating to your image, you must specify approximately when you were within the range of the cameras and provide us with a picture of yourself to help us locate your data and hide the data of other persons depicted. Alternatively, we give you the option of visiting our premises so that we can show you the images in which you appear. We also point out that exercising your right to object or erasure does not imply the immediate erasure of image data or the modification of their processing. 

We will respond to your request within reasonable timeframe in accordance with BSTDB Policy and Procedure on Personal Data Protection depending on the complexity and number of requests.

13.    Changes to this Notice 
We regularly review this Notice and therefore reserve the right to amend it at any time.
 

Η παρούσα ενημέρωση αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που πραγματοποιείται από την BSTDB μέσω του εγκατεστημένου συστήματος βιντεοεπιτήρησης των εγκαταστάσεών της. 

Παρακαλούμε όπως διαβάσετε το παρόν κείμενο προκειμένου να ενημερωθείτε αναλυτικώς για τους όρους της επεξεργασίας των δεδομένων σας:

1.    Υπεύθυνος επεξεργασίας
Η Τράπεζα (“Black Sea Trade and Development Bank”, 26ης Οκτωβρίου και Λήμνου 1, 54627, Θεσσαλονίκη, Ελλάδα, τηλ: +30 2310290400, e-mail: info@bstdb.org) είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.

2.    Σκοπός επεξεργασίας
Ο σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι να διασφαλιστεί η ασφάλεια και η προστασία των ατόμων και των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις της BSTDB, μέσω της υποστήριξης των καθηκόντων του προσωπικού ασφαλείας της BSTDB και της καταγραφής, διατήρησης και παροχής αποδεικτικών στοιχείων ή ενδείξεων πιθανών παράνομων πράξεων στις αρμόδιες αρχές της Δικαιοσύνης και της επιβολής του νόμου, καθώς και σε οποιοδήποτε άλλο επηρεαζόμενο, από τις ανωτέρω πράξεις, πρόσωπο.

3.    Νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων
Νομική βάση για την επεξεργασία που περιγράφεται στην παρούσα ενημέρωση αποτελεί το έννομο συμφέρον της BSTDB, το οποίο συνίσταται στη διασφάλιση της προστασίας των ευρισκόμενων στις εγκαταστάσεις τις προσώπων (εργαζομένων και επισκεπτών) και αγαθών καθώς και των περιουσιακών τους στοιχείων.

4.    Ανάλυση εννόμων συμφερόντων για την επεξεργασία μέσω του Συστήματος Βιντεοεπιτήρησης
Το έννομο συμφέρον της BSTDB εξειδικεύεται στην προστασία των εγκαταστάσεων και των περιουσιακών της στοιχείων από παράνομες πράξεις και στη διασφάλιση της ζωής, της σωματικής ακεραιότητας, της υγείας και της περιουσίας των υπαλλήλων της και των επισκεπτών των εγκαταστάσεων της BSTDB. Η καταγραφή του συστήματος περιορίζεται σε κρίσιμες τοποθεσίες όπου υπάρχει αυξημένος κίνδυνος παράνομης δραστηριότητας, αποφεύγοντας ταυτόχρονα χώρους όπου τα δικαιώματα προστασίας της ιδιωτικότητας ή των προσωπικών δεδομένων των προσώπων που καταγράφονται από τις κάμερες θα μπορούσαν να επηρεαστούν δυσανάλογα.

5.    Προσωπικά δεδομένα που τίθενται σε επεξεργασία 
Στα πλαίσια του ανωτέρω σκοπού, τίθενται σε επεξεργασία οι κάτωθι κατηγορίες προσωπικών σας δεδομένων:
Δεδομένα εικόνας (βίντεο) προσώπων που βρίσκονται στο πεδίο καταγραφής του συστήματος CCTV.

6.    Πηγές λήψης των προσωπικών δεδομένων 
Τα δεδομένα εικόνας και βίντεο σας συλλέγονται αποκλειστικά απευθείας από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης που βρίσκεται εγκατεστημένο στις εγκαταστάσεις μας.

7.    Αποδέκτες
Αποδέκτες των δεδομένων σας είναι το απαραίτητο, σε κάθε περίπτωση, εξουσιοδοτημένο προσωπικό μας, το οποίο έχει λάβει την κατάλληλη εκπαίδευση σχετικά με την ασφαλή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας. Πρόσβαση στα δεδομένα σας μπορεί επίσης να παραχωρηθεί σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα που έχουν προσληφθεί από την Τράπεζα για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών για λογαριασμό της, όπως πάροχοι υπηρεσιών ασφαλείας και πάροχοι συντήρησης ή τεχνικής υποστήριξης του συστήματος βιντεοεπιτήρησης. Αυτοί οι συνεργάτες ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων και έχουν δεσμευθεί συμβατικά να διατηρούν την εμπιστευτικότητα των δεδομένων, να ακολουθούν τις οδηγίες της Τράπεζας σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων, και να εφαρμόζουν όλα τα απαραίτητα μέτρα για τη διασφάλιση της προστασίας των προσωπικών σας δεδομένων.

Όπου απαιτείται, τα δεδομένα σας μπορούν επίσης να γνωστοποιηθούν στις αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές ή αστυνομικές αρχές κατά την άσκηση των νόμιμων αρμοδιοτήτων τους. Επιπλέον, τα δεδομένα σας μπορούν να γνωστοποιηθούν σε πιστοποιημένους επαγγελματίες ή συμβούλους ασφάλειας, καθώς και σε δικηγόρους/δικηγορικά εταιρείες και δικαστικούς επιμελητές που συνεργάζονται με εμάς, σε περιπτώσεις που αυτό απαιτείται κατόπιν εντοπισμού συγκεκριμένου περιστατικού/παραβίασης της ασφάλειας των εγκαταστάσεών μας.

Το υλικό που συλλέγεται μέσω του συστήματος παρακολούθησης CCTV δεν θα γνωστοποιείται σε οποιονδήποτε εκτός των ανωτέρω αποδεκτών, παρά μόνο όταν: α) το υλικό περιέχει πληροφορίες απαραίτητες για τη διερεύνηση ποινικού αδικήματος ή παράνομης πράξης που αφορά πρόσωπα ή περιουσία του υπεύθυνου επεξεργασίας, β) οι αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές ή αστυνομικές αρχές ζητούν νόμιμα πρόσβαση κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, και μόνο αφού έχουν επαληθευτεί οι έννομες  προϋποθέσεις για την ικανοποίηση του ως άνω αιτήματος, και γ) η διαβίβαση του υλικού απαιτείται ή επιτρέπεται ρητά από το νόμο, ή όταν εξυπηρετεί νόμιμα και αναλογικά έννομα συμφέροντα ή το δημόσιο συμφέρον.

8.    Χρονικό διάστημα τήρησης των δεδομένων
Τα δεδομένα που τυγχάνουν επεξεργασίας μέσω του συστήματος βιντεοεπιτήρησης τηρούνται για δεκαπέντε (15) ημέρες από την αρχική εγγραφή, μετά την πάροδο των οποίων διαγράφονται αυτόματα. Εάν εντοπίσουμε κάποιο περιστατικό κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, απομονώνουμε το επίμαχο μέρος του βίντεο και το διατηρούμε για όσο διάστημα είναι απαραίτητο, προκειμένου να διερευνήσουμε το περιστατικό και να κινήσουμε τυχόν νομικές διαδικασίες για την υπεράσπιση των εννόμων συμφερόντων και δικαιωμάτων μας. Εάν τελικά κάποια δεδομένα χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε αγωγή, μήνυση, ή άλλη δικαστική ενέργεια της Τράπεζας, θα διατηρηθούν έως την ολοκλήρωση της σχετικής δικαστικής/νομικής διαδικασίας και την έκδοση σχετικής αμετάκλητης απόφασης του Δικαστηρίου ή του αρμόδιου προς αυτό Οργάνου επίλυσης διαφορών, ή έως την παρέλευση της σχετικής προθεσμίας παραγραφής των συναφών αξιώσεων.

9.    Η Ασφάλεια των δεδομένων σας
Επιβεβαιώνουμε ότι έχουμε εφαρμόσει τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας από τυχαία ή παράνομη επεξεργασία, ότι μόνο ειδικά εξουσιοδοτημένο και κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό χειρίζεται τα προσωπικά σας δεδομένα και ότι τα μέτρα αυτά επανεξετάζονται τακτικά και ενημερώνονται ανάλογα με τις ανάγκες και τις τεχνολογικές εξελίξεις.

10.    Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Δεν πραγματοποιείται διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

11.    Δικαιώματα 
Ως Υποκείμενο των Δεδομένων έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα
• Δικαίωμα διαγραφής/ δικαίωμα στη λήθη
• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας
• Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των Δεδομένων σας

Σας ενημερώνουμε ότι το δικαίωμά σας για διαγραφή των δεδομένων CCTV δεν θα ικανοποιηθεί στο βαθμό που η ικανοποίηση των συναφών αιτημάτων διαγραφής σας θα μπορούσε να εμποδίσει τη άσκηση ή την υπεράσπιση τυχών νομικών αξιώσεων της BSTDB ή των επισκεπτών/υπαλλήλων της ή άλλων ατόμων που έχουν επηρεαστεί από περιστατικά ασφαλείας εντός των εγκαταστάσεων της BSTDB.

12.    Επικοινωνία
Εάν επιθυμείτε να λάβετε περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων ή να ασκήσετε οποιοδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την ηλεκτρονική διεύθυνση: dpo@bstdb.org   με περιγραφή του αιτήματός σας κι εμείς θα φροντίσουμε να το εξετάσουμε και να σας απαντήσουμε το συντομότερο δυνατό.
Η υποβολή αιτήματος που σχετίζεται με την καταγραφή της εικόνας/βίντεο σας  μπορεί να κατατεθεί και αυτοπροσώπως, στη διεύθυνση της Εταιρείας. 
Για να εξετάσουμε ένα αίτημα που αφορά την καταγραφή της εικόνας σας, θα πρέπει να μας προσδιορίσετε πότε περίπου βρεθήκατε στην εμβέλεια των καμερών και να μας δώσετε μία φωτογραφία σας, ώστε να μπορέσουμε να προβούμε στον εντοπισμό των δικών σας δεδομένων και στην απόκρυψη των δεδομένων τρίτων εικονιζόμενων προσώπων. Εναλλακτικά, σας δίνουμε τη δυνατότητα να προσέλθετε στις εγκαταστάσεις μας για να σας επιδείξουμε τις καταγραφές στις οποίες εμφανίζεστε. Επισημαίνουμε επίσης ότι η άσκηση δικαιώματος εναντίωσης ή διαγραφής δεν συνεπάγεται την άμεση διαγραφή δεδομένων εικόνας ή την τροποποίηση τους. 
Θα απαντήσουμε στο αίτημά σας εντός εύλογου χρονικού πλαισίου σύμφωνα με την Πολιτική και τη Διαδικασία της BSTDB για την Προστασία Προσωπικών Δεδομένων, ανάλογα με την πολυπλοκότητα και τον αριθμό των αιτημάτων.

13.    Αλλαγές στην παρούσα Ενημέρωση 
Επανεξετάζουμε τακτικά την παρούσα Ενημέρωση και κατά συνέπεια έχουμε τη δυνατότητα να την τροποποιήσουμε οποιαδήποτε στιγμή. Κατά την ανανέωση της παρούσας, αλλάζει και η ημερομηνία αναθεώρησής της που αναφέρεται κατωτέρω.